会议费管理办法

为进一步加强和规范学院会议费管理，提高会议效率和质量，根据《关于进一步完善省级财政科研项目资金管理等政策的实施意见》（川委办〔2017〕2号）、《四川省省直机关会议费管理办法》（川委办〔2014〕9号）、《四川省激励科技人员创新创业十六条政策》（川委办〔2016〕47号）以及《高等学校深化落实中央八项规定精神的若干规定》（教党〔2016〕39号）等文件精神，结合学院实际，制定本办法。

第一章总则

第一条本办法所指会议是指使用学院预算经费列支的各类与教学、管理等相关的会议，以及进入学院财务代管的科研经费列支的科研活动相关的会议，按照使用经费性质分为以下几类：

（一）由学院预算经费列支召开的会议：包括各类教学、行政、管理会议等。

（二）由科研项目经费列支召开的会议：包括各类学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。

（三）经上级外事部门批准举办的国际会议。

第二条会议举办者是会议费的直接负责人，对会议费收支和原始凭证的真实性、合法性、合规性承担直接责任。会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度，据实报销会议费。经费的使用应当与所举办的活动具有相关性。

第二章会议审批和管理

第三条会议原则上应在校内举办，充分利用校内资源。确需在校外举办的会议应按规定的程序审批。任何会议均不得到国家明令禁止的风景名胜区召开。

第四条由学院预算会议费列支的会议必须先申请后举办。会议举办单位于每年9月向学院申请，会议费列入下一年度学院预算。无预算又必须召开的临时会议，须报学院主要领导批准后方可执行。举（承）办单位应在会议申请中说明召开会议的理由，编制会议申请表（格式见附件）并按相关程序审批。会议申请需列明会议的名称、主要内容、时间、地点、举办会议的方式（举办、受托承办、协助举办、对外托办）、参加人数、所需经费及列支渠道等。会议费预算要细化到具体的会议开支项目。

（一）在校内举办的内部会议，不报销费用。有校外人员参加且以学院预算经费列支召开的会议，报分管院领导（联系院领导）审批，学院办公室备案在总预算经费内控制使用。

（二）在校外举办的以科研经费列支召开的会议，由举办者提出申请，报科研处审批；在校外举办的以学院预算经费列支召开的会议，由举办单位提出申请，报分管院领导（联系院领导）审批，学院办公室备案在总预算经费内控制使用。

（三）以学院预算经费列支召开且经费预算在2万元以上（含2万元），或者参会人数在50人以上（含50人）的会议，还应报学院主要领导审批。

第五条各部门召开会议应当改进会议形式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。

第六条与校外其他单位共同举（承）办会议，学院是协办单位的，须与举（承）办方签订协议。受上级主管部门或其他部门委托承办会议，应取得委托单位的正式通知。

第七条确因工作需要委托会务公司承办的会议，应按照学院相关采购管理办法规定择优选择承办单位并签订合同，会议开支范围和标准严格按本办法执行。

第八条举办的会议应有可靠的经费来源，并做到收支平衡。对于使用多种资金渠道举办的会议，按照成本补偿的原则，可适当向参会人员收取会议费。

第三章会议费开支范围、标准和报销

第九条会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议场地租赁费、交通费、办公用品费、文件资料的印刷费、宣传费、医药费等。

会议聘请专家发生的咨询费、评审费、讲课费等在相应的支出科目列支，不在会议费中列支。

会议代表参加会议发生的城市间交通费，原则上回所在单位报销。确因工作需要，邀请专家、学者和有关人员参加会议发生的城市间交通费、国际旅费、劳务费，应纳入会议费预算，按照学院相关规定据实报销，但不计入会议费综合定额。

第十条会议费开支实行综合定额标准,会议费综合定额标准如下：

（一）各项费用可以调剂使用，超出综合定额标准的部分不予报销。不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。

（二）会议召开地代表原则上不安排住宿。工作人员除必须住宿的外，其他不安排住宿。

（三）会议费定额控制标准中“其他费用”是指会议需要开支的办公用品费、文件资料的印刷费、宣传费、医药费等，不包括场地租赁费。确需在校外租赁场地召开的会议，场地租赁费由分管院领导根据实际情况核准金额，据实报销，不计入综合定额标准。

（四）科研经费列支的会议，优先按上级主管部门或科研项目合同单位的规定标准执行。没有明确规定，但项目批准书（或合同）会议费有具体开支标准的，按预算标准执行。其余的会议按综合定额标准执行。

（五）举办、承办由上级主管单位及各类团体委托的会议，按上级主管部门批准的预算或委托的通知标准执行。无明确会议费标准的，按综合定额标准执行。

第十一条会议结束后应当及时汇总票据，集中一次性办理报销手续。学院办公室（学院预算经费列支会议）、科技产业处（科研经费列支会议）要严格按规定审核会议费开支，对未经批准或超范围、超标准开支的会议费用不予报销。

第十二条各类会议需要邀请专家开展学术讲座的，可以按规定发放专家劳务费或课酬，使用学院预算经费开支的会议按国家和学院有关规定执行；使用科研经费开支的会议，按科研经费管理的有关规定执行。

报销会议期间发生的专家咨询费、评审费、讲课费等须按学院劳务报酬发放表填列专家姓名、身份证号、工作内容及时间、银行卡号、应发金额等，原则上不得代签代领并通过银行卡结算。

第十三条各单位会议费支付，应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或者公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。

第十四条会议费报销附件应包括：

（一）根据审批权限已审批的会议申请表；

（二）会议通知（包含会议议程）；

（三）实际参会人员签到表（包括参会人员姓名、工作单位、职务或职称、联系方式等）；

（四）会议服务部门提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭据。

第四章监督问责

第十五条学院纪检监察、财务等部门对各单位会议费管理和使用情况进行监督检查，主要内容包括：

（一）会议活动是否按规定履行审批手续；

（二）会议费开支范围和标准是否符合规定；

（三）会议费报销手续是否符合规定；

（四）会议费管理和使用的其他情况。

第十六条严禁各部门借会议名义组织会餐或安排宴请；所有会议收入应及时上交学院财务，严禁自收自支，在学院财务体外循环，严禁利用会议费私设“小金库”。

第十七条各部门应严格执行会议费开支范围和标准，不得开支与会议无关的费用，不组织与会议无关的参观、考察；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品。严禁提供高档菜肴，不安排宴请；会场一律不摆鲜花，不提供水果。

第十八条违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究会议举办部门和相关人员的责任：

（一）预存、套取会议费设立“小金库”；

（二）以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费；

（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准；

（四）违规报销与会议无关费用；

（五）其他违反本办法的行为。

对发现问题的部门，由学院纪检监察、财务等部门责令改正，追回资金，并视情况予以通报。对直接责任人和相关负责人，学院按规定给予行政处分。涉嫌违法的，移送司法机关处理。

第五章附则

第十九条经上级外事部门批准举办的国际会议，依据《财政部关于印发<在华举办国际会议经费管理办法>的通知》（财行〔2015〕371号）及四川省财政厅《省级单位外宾接待经费管理办法》（川财外〔2014〕17号），按上级外事部门批件执行。

第二十条本办法由学院办公室负责解释。

第二十一条本办法自发布之日起执行，原《四川信息职业技术学院会议会务管理办法》（川信职院党办〔2014〕1号）同时废止。