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公章使用和管理规定

2020年11月30日 16:13  点击:[]

为进一步加强学院公章管理,规范印章使用程序,根据上级有关文件,结合学院实际,制定本规定。

本规定所指公章包括中共四川信息职业技术学院委员会印、四川信息职业技术学院印(含钢印),校领导名章,各部、处、院、系等建制机构章,各委员会、临时机构用章,各类专用印章以及前冠四川信息职业技术学院名称的各类印章。

一、公章的制发、回收、更换

公章的制发、回收和更换由学院办公室统一管理,院内任何部门或单位不得刻制公章。

院级公章由上级机关制发或受上级机关委托由学院办公室进行制发。全院各类公章的制发由印章使用单位填写刻制印章申请表,经学院办公室审核批准后予以制发。

学院更名、内部机构调整启用或更换印章,由学院办公室印发文件。发文时附印模,新印章自发文之日启用,旧印章同时废止。

印章因严重磨损或其他原因无法继续使用需重新刻制,必须提出书面申请,经审核批准后由学院办公室负责刻制,旧印章同时收回。

印章的规格、内容、质料、图样等由学院办公室根据国家规定,结合实际确定。

二、公章的使用范围

(一)中共四川信息职业技术学院委员会印、四川信息职业技术学院印(含钢印):用于以学院党委、行政名义上报下发的常规性材料、向院外发出的函件、受学院委托签署合同或其他协议需填写的授权委托书等及荣誉证、退休证、毕业证、学位证、学生证等各类证书及文件。

(二)校领导名章:用于校领导签发的报表、文件及证件等。

(三)专用章:财务专用章用于学院内部的现金、银行收付业务(内部借款、往来结算);单位对外的现金、银行收付业务(预留银行印鉴、支票、汇票、业务委托书等)、以及其他外部业务(如工商部门备案等用途)等。合同专用章用于各部门、单位以学院名义签署的合同、协议。保密专用章用于涉密审查等。

(四)各部门、单位公章以及各委员会、临时机构章:可在院内各单位之间联系工作或向院领导请示、报告时使用;可在与院外同级对口单位联系业务时使用;也可在各自职责范围内就学院的政策予以解释说明或做出具体安排时使用。但不得用于各类协议、合同书的签订,也不得用于确认债权债务关系及其履行。

(五)前冠四川信息职业技术学院名的其它印章由领取该章的有关职能部门在职权范围内正确使用,不得用于各类协议、合同书的签订,也不得用于确认债权债务关系及其履行。

三、公章的使用程序

院级公章使用的一般程序是:各职能部门在各自职责范围内用印须填写用印申请表,经分管院领导签字核准,重要事项需请示党委书记、院长后予以用印。具体使用程序如下:

(一)法人授权委托事宜用印

涉及法人授权委托有关事宜,需填写四川信息职业技术学院法人授权委托书,明确具体委托事项及授权范围,经法人签字后加盖四川信息职业技术学院印章。

(二)院领导签名章的使用程序

各职能部门向办公室提交用印申请表,学院办公室请示相关院领导本人同意后予以用印。

(三)对外信息报送用印

各部门对外信息报送用印须填写对外信息报送审核表,经学院办公室和相关业务部门分别对文字和数据审核后,经分管院领导核准,重要信息请示书记、院长后予以用印。

(四)专用章使用

(1)财务专用章,财务专用章严格实行使用签字登记制度,用印章必须由对口部门领导签字后方可使用,使用时要填写《财务专用章使用登记表》,经办人需在登记表上签字。

(2)合同、协议:各部门、单位签署的合同、协议,须填写合同用印申请表,经学院法律顾问审定,分管院领导审核,法人授权的协议、合同必须请示院长后予以用印、存档。

(3)保密:审核涉密材料等时使用,具体参照学院保密工作相关规定执行。

(五)学校各部门、单位公章管理

各党总支,党委各部门,各群团组织;各部门及其所属单位印章,不具有法人资格,没有法律效力,主要用于本部门职责范围内处理公务,向学院的请示、报告,与院内各单位及院外有关对口单位联系业务工作。各部门(单位)公章由部门(单位)负责人审核后方可用印,用印责任由本部门(单位)负责人承担。

(五)各类证书用印

各有关职能部门必须指定专人负责各类证书用印。具体如下:

(1)录取通知书由招生就业处负责,用印的程序是经部门负责人签字,学院办公室审核后用印。

(2)毕业证、结业证、学生证分别由教务处、学生工作部、成人继续教育部负责,用印的程序是经部门负责人签字,学院办公室审核后用印。

学生证明用印程序是辅导员签字,并签署证明用途,系部盖章后交由学院办公室审核后用印。

助学贷款证明用印程序由学生工作部、各系部相关经办人签字,系部盖章,交由学院办公室审核后用印。

(3)奖学金证书由学生处负责,用印的程序是经部门负责人签字,学院办公室审核后用印。

(4)教职工的工作证由学院办公室、组织人事部负责,程序是经部门负责人审核后用印。

(5)教师的聘书、离退休证由组织人事部负责,程序是经部门负责人审核,主管院领导签字批准,院长审定后用印。

(6)科研成果鉴定证书由科技处负责,程序是经部门负责人审核,主管院领导签字批准后用印。

(7)荣誉证书的用印需经部门负责人签字,学院办公室审核后用印。

(六)其他

对于公派出国、党员组织发展等具有明确操作规程的工作,按审批程序办理用印手续。对于操作和审批程序不明确或待明确事项的用印,由办公室会商有关部门并请示院领导后明确使用程序。

四、特殊情况下印章的使用

对于紧急情况下的印章使用,在征求分管院领导同意的情况下,重要事项请示书记、院长后,办公室应及时办理。但相关部门事后要补办印章使用手续。

五、有下列情况之一者,不予用印

(一)未履行审批程序;

(二)内容违反党和国家的现行政策、法令和制度;

(三)空白介绍信或空白纸张等;

(四)超越部门职责与职权范围的;

(五)委托非本部门工作人员办理用印手续的。

六、印章管理责任

(一)管理职责

(1)各职能部门负责对本部门的公章进行管理,严格按照职权使用印章。具体职责包括:制定和完善本部门公章使用管理制度;明确本部门公章管理人;审查用印事由是否合理;申请使用中共四川信息职业技术学院委员会印、四川信息职业技术学院印等院级印章。印章使用过程中,职能部门负责人承担领导责任,公章管理人员承担直接责任。

(2)党政办公室负责全院印章的使用与管理。具体职责包括:修订公章使用管理制度;监督全院各单位印章使用管理情况;审核公章使用管理程序等。

(二)责任追究

(1)未按规定用印,对学院造成一定损失和负面影响的单位或个人,视情节轻重给予通报批评直至行政处罚;

(2)未按规定用印,对学院造成严重后果的,视情节给予经济处罚直至开除公职,构成犯罪的将移交司法机关依法追究法律责任。

本规定由学院办公室负责解释,自发文之日起开始实施。

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